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Cos’è un sistema di conservazione digitale

Cos’è un sistema di conservazione digitale

La conservazione digitale dei documenti ha acquisito negli anni più recenti, un’ enorme valenza dal punto di vista legale. Siamo nell’ era del digitale, dove quasi tutte le operazioni più importanti avvengono per via telematica, ecco dunque che poter mettere al sicuro dati, documenti e file sensibili, deve essere la priorità per tutti noi.

Il processo di digitalizzazione dei documenti è già iniziato da qualche tempo a questa parte e si è reso necessario sia per questioni di sicurezza, ma anche per ridurre l’ ingombro fisico delle cartelle e sfoltire gli archivi di banche, enti pubblici e simili. In questo contesto la conservazione digitale assume un peso ancora più rilevante ed è per questo motivo che vogliamo aiutarti a comprendere come essa possa essere realizzata nel migliore dei modi.

Società dedicate alla digital security, come eWitness, sono il punto di riferimento su cui poter contare per garantire la sicurezza dei dati, la conservazione dei documenti digitali ed il valore legale per questi ultimi. A tal proposito ecco un breve elenco di tutte le tipologie di documenti che possono godere, secondo la legge italiana attualmente vigente, di una controparte digitale riconosciuta:

  • Fatture
  • DDT – Documenti di Trasporto
  • Ricevute fiscali
  • Scontrini fiscali
  • Bilancio d’esercizio (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa, relazione di gestione, relazione dei sindaci e revisori)
  • Dichiarazioni fiscali
  • Modulistica pagamenti (es.: modelli F23 e F24)
  • Registri Contabili (es.: libro giornale, registri IVA, mastri, libro inventari, etc.)
  • Libro unico del lavoro
  • CUD
  • Offerte
  • Contratti
  • Corrispondenza
  • Libro dei soci
  • Libro delle obbligazioni
  • Libro delle adunanze e delle deliberazioni
  • Documenti sanitari
  • Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da società soggette a obbligo di protocollazione informatica
  • Mandati di pagamento e reversali

Tramite la combinazione di firma digitale e marca temporale, è possibile dare a tutti i suddetti documenti un formato digitale che conservi la loro valenza legale e ne garantisca l’ impugnabilità in caso di processo. Per ulteriori informazioni ti invitiamo a visitare il link sopra riportato.

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